仕事でZoomを活用されている方は多いと思います。そんなZoomのレコーディング機能やファイルを上手に使いこなせているでしょうか？Zoomの設定方法などデフォルトのまま運用している人もいらっしゃると思いますが、「Zoomコンサル」「Zoomセミナー」「Zoom講座」をされている方にオススメの設定やファイル管理方法を解説します。
Zoomクラウドレコーディングの利用
Zoomコンサル、セミナーでの様子は、あとから「特典」「配布資料」「LP(ランディングページ)への掲載」「自分向け備忘録」「YouTubeへの掲載」「TikTok向け動画素材」「Instagram向け動画素材」など様々に活用する可能性があります。しかし毎回手動で録音ボタンを押していては、ときおり忘れてしまうこともあるかも知れないため、Zoomミーティングを開催する際には、「クラウドレコーディング」により、自動録画にしておきましょう。
クラウドレコーディングの自動レコーディングを有効化する
アカウントオーナー、管理者などのアカウント設定の編集権限を持つユーザーでサインインし、[アカウント管理]>[アカウント設定]を開きます。
[記録]のタブを開き、[自動レコーディング]を有効化します。確認ダイアログが表示される場合には[有効にする]をクリックします。
自動レコーディングを行う際の保存先を指定し、[保存]をクリックします。
Zoom共有画面(資料)のみ、アクティブなスピーカーのみなどファイルを複数保存する
Zoomセミナーなどで画面共有をしている場合、資料と音声のみのデータや、参加者の顔を写したデータなどが別々に欲しいことが後々の利用次第であります。特に資料共有では参加者の顔が映らないために、特典として活用しやすい場面も多いものです。初期設定では、１画面のみの保存になっているため、「資料画面の録画」「アクティブなスピーカー（話し手）の録画」とファイルを分けて保存しておきましょう。
クラウドレコーディングの詳細設定の方法
Zoomのサインイントップ画面から、[設定]を開きます。[レコーディング]>[クラウドレコーディング]を参照して、以下にチェックを入れます。
・共有画面でアクティブ スピーカーをレコーディングする
・共有画面でギャラリー ビューをレコーディングする
・アクティブ スピーカー、ギャラリー ビュー、共有画面を別々にレコーディングする
・アクティブなスピーカー
・ギャラリービュー
・共有画面
講師が一方的に話す形の講座が多い場合には、[各参加者のオーディオを別々のファイルにレコーディングする]も合わせてチェックを入れておくと、自分の音声のみのデータが取れるので有効です。
Zoomデータのファイル管理方法のオススメ
Zoomのクラウドレコーディングは現状５GBまでしか保存容量がないために、何度か使用していると保存容量がすぐに上限に到達します。ですので、定期的にファイルをお手持ちのPCや外付けHDDに移動していく必要があります。PCへのローカル保存は容量が圧迫してくると、PCの負荷を増大させて、レスポンスを遅くするために、仕事の資料は外付けHDDへの保存を個人的には推奨しています。
[外付けHDD]>[仕事専用のフォルダ]>[work]などと制作しておき、年度ごとに[日付_仕事名]のフォルダを制作してファイルを保存するとあとから振り返って探すのが容易にできます。フォルダ内に、「セミナー資料」「レジュメデータ」「動画」などとまとめておくのがオススメです。
まとめ
オンラインを活用して仕事をしていると、「あのデータ取っておけばよかった！」「あのデータがなくなった」など一度は経験するものです。今回のような細かな設定はファイル管理は、面倒で後回しにされがちですが、一度設定して体制をつくっておけば、同じ状況で二度と困ることはないため、思い立った時に設定管理しておく習慣が大切かも知れませんね。